Digitalisierung KMU: Erfolgreiche DMS-EinführungBerndt Rohr- und Kanalservice GmbH

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Einführung einer modularen DMS-Software für die Vereinfachung von Geschäftsabläufen und die Vermeidung von Medienbrüchen.

Berndt Rohr- und Kanalservice GmbH gehört zu einer regional verwurzelten Unternehmensgruppe und bietet ein umfangreiches Leistungsspektrum im Bereich Rohr- und Kanalreinigung an. Das inhabergeführte Unternehmen hat sich für die Einführung einer DMS-Lösung zur Vereinfachung und Strukturierung historisch gewachsener Prozessabläufe entschieden – ein großer Schritt Richtung Digitalisierung.

Herausforderung

Durch  historisch gewachsene Strukturen innerhalb verschiedener Geschäftsabläufe kam es zwischen den Abteilungen und benutzten Systemen (ERP, Buchhaltung sowie Ressourcenplanung und Fuhrparkverwaltung) zu zeitraubenden Medienbrüchen, u.a. durch die unterschiedlichen Arten von Dokumenten. Diese Medienbrüche sollten abgeschafft, Prozesse vereinfacht, vereinheitlicht und digitalisiert werden.

Lösung

Um die unterschiedlichen Dokumententypen und Prozesse beim Kunden zu qualifizieren, führte Zöllner eine Prozessanalyse durch und beriet den Kunden zum Thema IT-Sicherheit durch unseren Security-Ingenieur hinsichtlich der Abwägung Cloud-Dienste oder lokale Datenvorhaltung/Datenverarbeitung. Nach Abschluss und Auswertung der Analyse wurde ein gemeinsames Konzept für die praktische Umsetzung entwickelt und eine, auf den Kunden abgestimmte, modulare Dokumentenmanagement Software eingeführt.

Ergebnis

Im Ergebnis konnte der Kunde seine Prozessabläufe durch Umstellung der ERP-Infrastruktur, eine elektronische Fahrzeugdisposition und die Digitalisierung seiner Dokumente ab Posteingang strukturieren und vereinfachen. Die digitalisierten Dokumente durchlaufen die Abteilungen per festgelegten elektronischem Workflow und können sogar elektronisch gestempelt und revisionssicher ablegt werden. Zeitraubende Medienbrüche gehören somit der Vergangenheit an und der Zugriff auf die Dokumente kann zeit- und ortsunabhängig erfolgen.

Es wurde zudem eine redundante und revisionssichere Ablagestruktur und Datenvorhaltung entwickelt sowie entsprechende Schnittstellen zum ERP-System und der Buchhaltungssoftware hergestellt, um einen elektronischen Datenaustausch zu gewährleisten und doppelte Dateneingaben zu vermeiden.

Dank eines integrierten cleveren Vertragsmanagements ist die Verwaltung des gesamten Fuhrparkes innerhalb des DMS einfach möglich. So werden z.B. alle TÜV Termine automatisch überwacht und rechtzeitig Benachrichtigungen abgesetzt sowie die entsprechenden Protokolle den Fahrzeugen zugeordnet. Der gleiche Prozess gilt für Mobilfunkverträge.

Fazit

Ich habe mich für Zöllner als Beratungspartner für die Digitalisierung entschieden, weil die Kollegen ihr Handwerk wirklich verstehen, mich umfassend, sogar bei dem Thema IT-Sicherheit, beraten haben und ich hier alles aus einer Hand bekomme.

Mathias Berndt
Geschäftsführer, Berndt Rohr- und Kanalservice GmbH

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