E-Mail-Archivierung
- 18.03.2022
- Veröffentlicht durch: Linda Schemmel
- Kategorien: News, Dokumentenmanagement
Die E-Mail ist heute das wichtigste Kommunikationsinstrument in Unternehmen und hat Fax oder Brief längst abgelöst. Da die E-Mail häufig den alleinigen Nachweis für eine geschäftliche Kommunikation darstellt, ist das Thema E-Mail-Archivierung für Unternehmen von großer Bedeutung. Gesetzliche Vorgaben verpflichten zur Archivierung steuerlich relevanter Unterlagen.
Ist eine E-Mail-Archivierung für alle Unternehmen Pflicht?
Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, geschäftlich relevante E-Mails rechtssicher zu archivieren. Die Verantwortung dafür liegt beim Geschäftsführer.
Muss jede E-Mail aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt für E-Mails eine Aufbewahrungsplicht, wenn sie den Charakter eines Handels- oder Geschäftsbriefs hat, einen steuerlich relevanten Buchhaltungsbeleg darstellt, betriebsrelevante Vorgänge dokumentiert oder für die Besteuerung von Bedeutung ist.
Ob eine E-Mail archiviert werden muss oder nicht, hängt also immer vom Charakter der Mail ab. Nicht jede E-Mail muss demnach revisionssicher archiviert werden. Stellen Sie sich im Zweifel einfach folgende Frage: Würde ich das Dokument für die Finanzbehörden aufbewahren, wenn ich es in Papierform empfangen hätte?
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Wie auch bei Dokumenten in Papierform, richtet sich die Dauer der Aufbewahrungspflicht nach dem Inhalt der E-Mail. Zehn Jahre gilt die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege. Nach § 14b Abs. 1 UStG gilt für Rechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Für Handelsbriefe gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren.
Wie müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Es ist nicht ausreichend, eine E-Mail auszudrucken, um den Aufbewahrungspflichten gerecht zu werden. E-Mails müssen im unveränderten Originalzustand, also in digitaler Form, gespeichert werden. Sie müssen zudem jederzeit verfügbar gemacht werden können, wiedergegeben werden können und im Fall einer elektronischen Steuerprüfung maschinell auswertbar sein.
Revisionssichere E-Mail Archivierung: DokuBit DMS
Um E-Mails mit allen Anhängen entweder vollautomatisch oder manuell zu archivieren gibt es spezielle Softwarelösungen für eine reine E-Mail-Archivierung. Allerdings fehlt hier – anders als beim Einsatz einer ganzheitlichen umfassenden DMS- oder digitalen Archivierungslösung – der Zusammenhang zum gesamten kaufmännischen Vorgang.
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