Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement | Effizientere Abläufe | Digitale Archivierung
Möchten Sie Verwaltungskosten senken, Ihre Arbeitsprozesse beschleunigen und die Papierflut in Ihrem Unternehmen dauerhaft reduzieren? Wollen Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente sicher digital archivieren und gleichzeitig dafür sorgen, dass wichtige Informationen jederzeit und ortsunabhängig verfügbar sind? Dann ist eine professionelle Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) genau das Richtige für Sie.
Was bedeutet Dokumentenmanagement wirklich?
Dokumentenmanagement beschreibt die strukturierte Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten in digitaler Form. Es ersetzt das klassische Papierarchiv und ermöglicht einen schnellen, gezielten Zugriff auf alle relevanten Unterlagen – ob Angebote, Rechnungen, Verträge oder technische Zeichnungen.
Beispiel:
Ein Mitarbeiter sucht einen Vertrag, der vor zwei Jahren abgeschlossen wurde. Statt sich durch überfüllte Aktenschränke zu wühlen, findet er das Dokument mit wenigen Klicks über eine Volltextsuche im DMS – inklusive aller zugehörigen E-Mails und Notizen.
Die DMS-Lösung: DokuBit
DokuBit ist mehr als nur ein digitales Archiv:
Es vereint drei zentrale Funktionen in einer integrierten Softwarelösung:
- Revisionssichere digitale Archivierung
Gesetzeskonforme Speicherung von Dokumenten, unveränderbar und nachvollziehbar. - Umfassendes Dokumentenmanagement
Effiziente Verwaltung und Organisation aller Dokumententypen – zentral und strukturiert. - Modernes Workflowmanagement
Automatisierung und Optimierung wiederkehrender Arbeitsprozesse – vom Rechnungslauf bis zur Freigabe von Dokumenten.
Ihre Vorteile mit DokuBit
Mit DokuBit managen, archivieren und bearbeiten Sie Ihre Dokumente einfach, sicher und jederzeit nachvollziehbar. Die Software ist modular aufgebaut und lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Systeme integrieren. Das bedeutet für Sie:
- Deutlich weniger Papierverbrauch
- Zeit- und Kostenersparnis
- Hohe Benutzerfreundlichkeit
- Plattformunabhängiger Zugriff
- Optimiert für mittelständische Unternehmen
- Hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis
Die E-Rechnung beim Dokumentenmanagement
Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) gehört ganz selbstverständlich zum Dokumentenmanagement, weil sie ein integraler Bestandteil moderner, digitaler Geschäftsprozesse ist. Hier sind die wichtigsten Gründe dafür:
1. Die E-Rechnung ist ein geschäftsrelevantes Dokument
Wie jede Rechnung unterliegt auch die E-Rechnung rechtlichen und steuerlichen Anforderungen. Sie muss ordnungsgemäß archiviert, revisionssicher aufbewahrt und im Bedarfsfall schnell auffindbar sein – genau das leistet ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).
2. Automatisierung und Workflow
Ein gutes DMS kann E-Rechnungen automatisch:
- empfangen (z. B. über ZUGFeRD oder XRechnung),
- auslesen (per OCR oder strukturierte Datenformate),
- prüfen (gegen Bestellungen, Lieferungen etc.),
- freigeben (über digitale Workflows),
- und schließlich archivieren (rechtskonform und digital).
Dadurch wird der gesamte Rechnungsprozess schneller, transparenter und fehlerfreier.
3. Gesetzliche Anforderungen
Gerade in Deutschland und der EU wird die E-Rechnung zunehmend zur Pflicht – etwa im öffentlichen Auftragswesen. Ohne ein strukturiertes Dokumentenmanagement sind Unternehmen nicht in der Lage, diese Anforderungen effizient umzusetzen.
4. Integration in bestehende Prozesse
Ein DMS verbindet die E-Rechnung nahtlos mit anderen Geschäftsprozessen:
- Buchhaltung (DATEV, ERP-Systeme),
- Einkauf (Bestellbezug, Lieferantenkommunikation),
- Controlling (Transparenz über offene Posten und Budgets).
Fazit:
Die E-Rechnung ist kein Sonderfall, sondern ein fester Bestandteil des digitalen Dokumentenflusses. Sie gehört daher untrennbar zum Dokumentenmanagement – sowohl aus technischer, organisatorischer als auch aus rechtlicher Sicht. Weitere Informationen zum Thema E-Rechnung finden Sie hier: E-Rechnungspflicht ab 2025
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