Die Digitalisierung bringt neue Anforderungen und Chancen für Unternehmen. Eine der zentralen Neuerungen ist die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtend. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder Branche. Doch was bedeutet das genau, welche Schritte sind notwendig, und welche Chancen ergeben sich? Zöllner Office gibt Ihnen mit diesem Artikel einen umfassenden Überblick.
Was ist eine E-Rechnung und warum ist sie wichtig?
Eine E-Rechnung ist nicht bloß ein elektronisches Dokument, sondern eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format, wie XML, erstellt wird. Dadurch können die enthaltenen Daten direkt in Buchhaltungs- und ERP-Systeme importiert und verarbeitet werden, was den Aufwand und die Fehleranfälligkeit reduziert. Im Gegensatz dazu gelten PDFs oder Papierrechnungen nicht als E-Rechnungen, da sie keine maschinenlesbaren Daten enthalten.
Die E-Rechnung folgt in Deutschland festen Vorgaben, die in der Norm EN 16931 zusammengefasst sind.
Wer in Zukunft elektronische Rechnungen erstellen möchte, muss diesen Standard einhalten.
Das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0 sowie die XRechnung entsprechen diesen Vorgaben.
Was sind hybride E-Rechnungen
Hybride E-Rechnungen kombinieren elektronische und papierbasierte Formate, um verschiedenen Anforderungen gerecht zu werden. Sie bestehen typischerweise aus einer PDF-Datei, die die visuelle Darstellung der Rechnung enthält, und eingebetteten strukturierten Daten wie XML für die automatische Verarbeitung. Dieses Format ermöglicht sowohl die manuelle als auch die maschinelle Verarbeitung und ist daher vielseitig einsetzbar. Es wird häufig in Geschäftsprozessen verwendet, um den Übergang zur vollständigen Digitalisierung zu erleichtern.
E-Rechnung Varianten
| Hybridrechnung | XML |
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Was bedeutet “medien-bruchfreie Weiterverarbeitung”?
“Medien-bruchfreie Weiterverarbeitung” bedeutet, dass Informationen oder Daten ohne Unterbrechung oder Wechsel zwischen unterschiedlichen Medien verarbeitet werden können. Es vermeidet manuelle Übertragungen oder Konvertierungen, die potenziell Fehler verursachen und Zeit kosten könnten. Solche Prozesse laufen vollständig digital und automatisiert ab, wodurch Effizienz und Genauigkeit gesteigert werden. Dies ist besonders wichtig in digitalen Geschäftsprozessen wie der elektronischen Rechnungsabwicklung.
Vorsicht: Elektronische Datei hat Vorrang
Da Hybridrechnungen als E-Rechnungen anerkannt werden, scheinen sie auf den ersten Blick das ideale Format zu sein, um einerseits die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen zu erfüllen und andererseits eine menschenlesbare Datei zu übermitteln.
Das Ganze hat allerdings einen Haken!
Denn der Dateninhalt der E-Rechnung hat Vorrang vor der Bilddatei (PDF, JPEG etc.).
Weichen die Inhalte der XML-Datei und der Bilddatei voneinander ab, besteht die latente Gefahr einer doppelten Umsatzsteuerschuld, da nach Auffassung der Finanzverwaltung dann zwei Rechnungen vorliegen könnten. Eine nachträgliche Korrektur ist jedoch möglich, jedoch mit zusätzlichem Aufwand verbunden.
Rechtliche Grundlagen und Fristen
Die E-Rechnungspflicht wurde durch das Wachstumschancengesetz festgelegt und konkretisiert. Die wichtigsten Termine im Überblick:
- Ab dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmer sind verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen. Es gibt keine Ausnahmen.
- Übergangsphase (2025-2026): Leistende Unternehmer können wählen, ob sie Rechnungen weiterhin in Papierform oder als E-Rechnungen ausstellen. Dies erfordert jedoch die Zustimmung des Empfängers.
- Ab 2027: Nur Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von weniger als 800.000 Euro (Vorjahr) dürfen weiterhin nicht-elektronische Rechnungen ausstellen.
- Ab 2028: Die E-Rechnung wird für alle inländischen Unternehmer verpflichtend.
Wer ist betroffen?
Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder Branche, darunter:
- Kleinunternehmer und Freiberufler
- Einzelhändler, Gastronomen und Vermieter
- Großunternehmen und Konzerne
Selbst Unternehmen, die keine umsatzsteuerpflichtigen Leistungen erbringen, wie Ärzte oder Vermieter von steuerfreien Wohnungen, sind verpflichtet, E-Rechnungen entgegenzunehmen.
Vorteile der E-Rechnung
Die Einführung der E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Verarbeitung spart Zeit und reduziert Fehler.
- Kostensenkung: Wegfall von Papier, Porto und manuellen Prozessen.
- Nachhaltigkeit: Reduzierung von Papierverbrauch und CO2-Emissionen.
- Rechtssicherheit: Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben minimiert Risiken.
- Zukunftsfähigkeit: Förderung der digitalen Transformation.
E-Rechnungen prüfen mit DokuBit DMS
DokuBit DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem von arcusoft, das speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Es bietet bereits in der Basisversion Funktionen wie Workflow-Management, Volltextsuche und Dokumentenverschlüsselung. Die Software ermöglicht die revisionssichere Archivierung von Dokumenten und unterstützt die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen inklusive Formaten wie XRechnung und ZUGFeRD. Durch die Integration in bestehende ERP- und Finanzbuchhaltungssysteme optimiert DokuBit DMS Geschäftsprozesse und steigert die Effizienz.
Fazit: DokuBit ist in der Lage:
- Eine E-Rechnung (X-Rechnung) zu visualisieren
- Nach dem Einlesen einer E-Rechnung wird ein Prüfbericht erzeugt, welcher Fehler im XML Aufbau/Inhalt analysiert und anzeigt
- Eine automatische Verschlagwortung der E-Rechnung vorzunehmen
Sanktionen bei Nichteinhaltung
Unternehmen, die den gesetzlichen Anforderungen nicht nachkommen, riskieren Sanktionen wie:
- Verlust des Vorsteuerabzugs
- Ordnungswidrigkeiten
- Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern
Das Angebot von Zöllner Office
Die Umstellung auf E-Rechnungen stellt viele Unternehmen vor Herausforderungen, deshalb bietet Zöllner Office seinen Kunden ein Komplettpaket in Sachen E-Rechnung an.
Kostenlose Erstberatung am Telefon
Rufen Sie uns einfach an. Wir können auf Grund unserer Erfahrung und Ihren Angaben, den Umfang der Änderungen gut einschätzen und Ihnen erste Informationen zum Ablauf und den Kosten geben.
Region Dresden
Pillnitzer Landstraße 32
01326 Dresden
Region Elsterwerda
Burgstraße 1
D-04910 Elsterwerda
Vorbereitung und Analyse
- Wir prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen unterstützt.
- Wir informieren Sie über gesetzliche Anforderungen und geeignete Formate (z. B. ZUGFeRD, XRechnung).
Technische Ausstattung
- Einrichtung einer zentralen E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang.
- Wir prüfen ob Ihre Software für die Verarbeitung und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen geeignet ist. (Anforderungen des Gesetzgebers und Zertifikat)
- Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation. (TOM – Technisch organisatorische Maßnahmen)
Mitarbeiterschulungen
- Wir schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den neuen Prozessen.
Kommunikation mit Geschäftspartnern
- Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung informieren
- Wir priorisieren mit Ihnen zusammen, die Formate, die zukünftig verwendet werden.
Revisionssichere Archivierung
- Wir erstellen Lösungen wie Sie ihre E-Rechnungen mindestens 10 Jahre aufbewahren können.
- Wir bieten Ihnen GoBD-konforme Softwarelösungen, die die Unveränderbarkeit der Daten gewährleisten.
Fehlervermeidung bei hybriden Rechnungen
Hybride Rechnungen (z. B. PDF mit integriertem XML) bieten Flexibilität, bergen aber das Risiko, dass Abweichungen zwischen den Datenformaten entstehen. Wir stellen für Sie sicher, dass alle Daten konsistent sind.